การรับ/ส่งเอกสารข้อมูลดังกล่าว จะถูกกระทำภายใต้มาตรฐานความปลอดภัยระดับหนึ่ง เพื่อป้องกันมิให้คู่แข่งทางการค้าสามารถดึงข้อมูลของตนเองไปใช้ได้ ซึ่งหากมีการใช้ EDI ในกิจกรรม ต่าง ๆ อย่างครบวงจรแล้ว จะช่วยให้ไม่ต้องอาศัยเอกสารต้นฉบับที่ต้องตรวจสอบ โดยพนังงานหรือป้อนข้อมูลซ้ำอีก ซึ่งสามารถสนับสนุนให้องค์กรธุรกิจเปลี่ยนแปลงเป็นขั้นตอน การทำธุรกิจที่ต้องใช้เอกสารเป็นพื้นฐาน ไปสู่การทำธุรกิจภายใต้สื่อทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยไม่จำเป็นต้องใช้กระดาษอีกต่อไป
ในการทำงานตามขั้นตอนของระบบ EDI นี้จำเป็นอย่างยิ่งที่ระบบคอมพิวเตอร์ขององค์กรต่าง ๆ จะต้องมีส่วนการสื่อสารเป็นระบบเปิด คือเป็นระบบซึ่งใช้ฮาร์ดแวร์ (Hardware) และซอฟแวร์ (Software) ที่ไม่ปิดกั้นการติดต่อจากโลกภายนอก โดยการใช้มาตรฐานที่เป็นสากล เช่น UN/EDIFACT , IEEE , ACM , ISO เป็นต้น ซึ่งได้กำหนด และวางกฎเกณฑ์ของการส่งผ่าน หรือแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ไว้อย่างชัดเจน เพื่อให้คอมพิวเตอร์ของทุกฝ่าย ที่เกี่ยวข้องสามารถติดต่อ และรับ/ส่งข้อมูลกันได้โดยไม่จำกัดยี่ห้อของอุปกรณ์
 |
| การเชื่อมข้อมูลของผู้ประกอบการในระบบ Supply Chain ผ่าน EDI |
 |
| ผู้ให้บริการอีดีไอ หรือเรียกว่า EDI VAN (Value Added Network Provider) ทำหน้าที่ในเชื่อมผู้ประกอบการแต่ละรายในระบบ Supply Chain |
การแลกเปลี่ยนเอกสารธุรกิจในระบบอีดีไอ มีขั้นตอนการทำงานระหว่าง เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ส่งกับเครื่อคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ดังนี้
1. ผู้ส่งเอกสารอีดีไอ (Sending System)
- เริ่มต้นผู้ส่งต้องมีโปรแกรม (In House Application) สำหรับบันทึกข้อมูลของเอกสารต่าง ๆ เช่น invoice ใบขนสินค้า เป็นต้น โปรแกรมนี้ผู้ส่งอาจจะพัฒนาเองหรือซื้อที่เขาพัฒนาเสร็จแล้วก็ได้
- ผู้ส่งบันทึกรายละเอียดของเอกสารต่าง ๆ เข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์
- ผู้ส่งตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วน ของข้อมูลที่บันทึกเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ อีกครั้งก่อนที่จะส่งไปให้เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ
- ผู้ส่งสั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ของตนส่งข้อมูลไปให้เครื่องคอมพิวเตอร์ ของผู้รับเมื่อได้รับคำสั่ง เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ส่งก็จะทำการคัดแยกข้อมูล ที่ต้องการส่ง (Extracted Data) จากฐานข้อมูล (DB file) ให้อยู่ในรูปที่พร้อมจะถูกแปลงเป็นเอกสารอีดีไอ
- ซอฟแวร์อีดีไอ (Translation Software) จะทำการแปลงข้อมูลที่ต้องการส่งให้อยู่ในรูปของเอกสารอีดีไอหรือที่เรียกว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น EDIFACT Format
- จากนั้นก็เป็นหน้าที่ของชุดคำสั่งสำหรับการติดต่อสื่อสารข้อมูล (Communication Protocol เช่น VAN Protocol หรืออื่น ๆ) ที่จะส่งข้อมูลไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ให้บริการอีดีไอ
2. ผู้ให้บริการอีดีไอ (VANS: Value added Network System)
เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ให้บริการอีดีไอจะดำเนินการดังต่อไปนี้
- ตรวจสอบสิทธิการใช้บริการอีดีไอของผู้ส่ง เช่น ตรวจสอบรหัสผ่าน เป็นต้น
- เมื่อได้รับข้อมูลจากผู้ส่งแล้วทำการแปลงข้อมูลจากมาตรฐาตหนึ่ง ไปเป็นอีกมาตรฐานหนึ่งในกรณีที่ผู้ส่ง และผู้รับใช้มาตรฐานอีดีไอแตกต่าง (Optional)
- ตรวจสอบข้อมูลว่าตรงตามมาตรฐานหรือไม่ (Optional)
- นำเอกสารอีดีไอที่ได้รับจากผู้ส่ง ไปเก็บไว้ใน Mailbox (ตู้ไปรษณีย์) ของผู้รับ
3. ผู้รับเอกสารอีดีไอ (Receiving System)
เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับจะดำเนินการดังต่อไปนี้
- ผู้รับติดต่อมายังเครื่องของผู้ให้บริการอีดีไอผ่านเครือข่ายสื่อสาร เช่น โทรศัพท์ เพื่อรับเอกสารที่อยู่ใน Mailbox ของตน
- อ่านเอกสารอีดีไอ (ในรูป ของ EDIFACT Format) จาก Mailbox ของตน และส่งข้อความตอบรับแจ้งให้ผู้ส่งทราบว่าได้รับข้อมูลเรียบร้อยแล้ว
- ซอฟแวร์อีดีไอ (Translation Software) จะทำการแปลงเอกสารอีดีไอให้อยู่ในรูปแบบที่ผู้รับเอาไปใช้งานภายในองค์กรได้
- เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับจะนำข้อมูลที่ผ่านการแปลงเรียบร้อยแล้ว (Deformated data) มาทำการประมวลผล และจัดเก็บลงในฐานข้อมูล (DB file)
ประโยชน์โดยทั่วไปของระบบ EDI
ปัจจุบันได้มีการนำระบบ EDI มาใช้กันอย่างแพร่หลาย เนื่องจากเป็นระบบที่สามารถให้ประโยชน์สูงในการแข่งขันทางธุรกิจ ประโยชน์โดยทั่วไปของ EDI สามารถแบ่งได้เป็น 3 ระดับ คือ
1. ประโยชน์ทางตรง ลดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับจัดการเอกสาร EDI ทำให้ธุรกิจสามารถลดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร ซึ่งเกิดขึ้นในระบบการค้าแบบเดิมที่ ทำการติดต่อกันด้วยเอกสารได้ ค่าใช้จ่ายส่วนที่ลดได้ อาทิ
- ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับการจัดทำเอกสารโดยตรง เช่น ค่าใช้จ่ายสำหรับเอกสาร และพนักงานในกระบวนการรับเอกสาร การจับคู่เอกสาร การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในเอกสาร การคัดลอกเอกสาร การประมวลผล การออกเอกสารต่อเนื่อง การจัดเก็บเอกสาร และการส่งเอกสารไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกองค์กร
- ค่าใช้จ่ายสำหรับความผิดพาดที่เกิดขึ้นในระบบเอกสาร เช่น ค่าใช้จ่ายอันเนื่องมาจากก ารสูญหายของเอกสารระหว่างการเดินทาง และจากความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูลจากเอกสารต้นฉบับ
- ค่าใช้จ่ายสำหรับเวลาที่ใช้ในกระบวนการส่งข้อมูลด้วยเอกสาร เช่น เวลาที่ต้องรอในแต่ละขั้นของการทำงาน ในขบวนการจัดการเอกสาร และเวลาที่ใช้ในการส่งเอกสารระหว่างองค์กร
2. ประโยชน์ทางอ้อม เพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการทางธุรกิจ อันเกิดจากความถูกต้องของข้อมูลจากการใช้ EDI รวมทั้งวงจรธุรกิจที่สั้นลง สำหรับทุกขบวนการทางธุรกิจตั้งแต่การซื้อ การขาย จนกระทั่งถึงการรับเงินและจ่ายเงิน จะทำให้เกิดการเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการทางธุรกิจ ในส่วนต่าง ๆ เช่น
- ลดจำนวนสินค้าคงคลัง
- กระชับความสัมพันธ์ระหว่างคู่ค้าทางธุรกิจ และสนับสนุนการใช้ระบบ JUST IN TIME
- พัฒนาบริการลูกค้า
- พัฒนาการใช้เงินทุนหมุนเวียน
- พัฒนาระบบข้อมูลเพื่อการบริหาร และเพิ่มประโยชน์จากการใช้ฐานข้อมูลเดียวกัน
3. ประโยชน์ทางกลยุทธ์ เป็นเครื่องมือสนับสนุนในการบรรลุถึงเป้าหมายองค์กร
ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นในกระบวนการทางธุรกิจ จากการใช้ EDI สามารถใช้เป็นเครื่องมือ ในการสนับสนุนให้เกิดผลตามเป้าหมายขององค์กร ที่วางไว้ได้ เช่น การสร้างพันธมิตรทางการค้าใหม่ ๆ การเข้าสู่ตลาดใหม่ การออกผลิตภัณฑ์/บริการใหม่ การเป็นผู้นำในตลาด และความอยู่รอดขององค์กร
นอกจากนี้หากเปรียบกับองค์กรที่เป็นเหมือนตัวเชื่อมเพื่อการส่งออกและนำเข้าอย่างศุลกากรแล้วประโยชน์ที่ได้รับของการนำระบบ EDI มาใช้ในการปฏิบัติพิธีการศุลกากร มีดังนี้
- ช่วยลดระยะเวลาในการเดินพิธีการศุลกากร เช่น ไม่ต้องผ่านขั้นตอนการออกเลขที่ใบขนสินค้า หรือเลขที่ยกเว้นอากร เพราะเครื่องคอมพิวเตอร์จะออกเลขที่ใบขนสินค้า หรือเลขที่ยกเว้นอากรให้
- ช่วยลดความผิดพลาดในการคำนวณค่าภาษีอากร เพราะโปรแกรมคอมพิวเตอร์ได้ตรวจสอบการคำนวณแล้ว
- กรณีใบขนสินค้าขาเข้า เจ้าหน้าที่ไม่ต้องบันทึกข้อมูลใบขนสินค้าทั้งฉบับ จะบันทึกข้อมูลบางไฟส์เท่านั้น เพราะใบขนสินค้าได้ถูกส่งมายังกรมศุลกากรในระบบ EDI แล้ว
- กรณีใบขนสินค้าขาออก จะลดเจ้าหน้าที่ตรวจสอบลง
- มีระบบข้อมูลที่ Update ตลอดเวลา
- ลดต้นทุนในการบริหารระบบคงคลังสินค้า
- กรมศุลกากรสามารถให้บริการระบบ EDI ได้ตลอด 24 ชั่วโมง
- ระบบ EDI จะมีบริการให้ผู้ส่งออกสอบถามข้อมูลจากเครื่องคอมพิวเตอร์ ของกรมศุลกากรได้อัตโนมัติ เพื่อตรวจเช็คสินค้าที่นำเข้า และส่งออกว่าได้รับอนุมัติหรือยัง
ข้อแตกต่างระหว่างพิธีการแบบ Manual (ดั้งเดิม) กับ แบบ EDI
พิธีการแบบ Manual | พิธีการแบบ EDI |
ตัวแทนออกของรับข้อมูล Invoice และ เอกสารประกอบอื่น ๆ จากผู้นำเข้า/ส่งออก เพื่อจัดทำใบขนสินค้า | ตัวแทนออกของรับข้อมูล Invoice และ เอกสารประกอบอื่น ๆ จากผู้นำเข้า/ส่ง ออกเพื่อจัดทำใบขนสินค้า โดยป้อมข้อมูล ลงในคอมพิวเตอร์ของตนเอง หรือใช้ บริการ Service Counter |
ยื่นใบขนสินค้าต่อเจ้าหน้าที่พิธีการ ตรวจสอบ บัตรตัวอย่างลายมือชื่อเจ้าของหรือผู้จัดการ หรือผู้รับมอบอำนาจ ออกเลขที่ใบขนสินค้า ตรวจสอบเอกสาร และลงนามรับรอง | ส่งข้อมูลผ่านสายโทรศัพท์ไปยังเครื่อง คอมพิวเตอร์ ของกรมศุลกากร โดยผ่าน ผู้ให้บริการ EDI (VAN) คอมพิวเตอร์ ของกรมศุลกากร จะตรวจสอบข้อมูล เบื้องต้น เช่น เลขประจำตัวผู้นำเข้า/ ส่งออก ชื่อเรือ เที่ยวเรือ โดยจะออก เลขที่ใบขนสินค้าให้ |
เจ้าหน้าที่ประเมินอากร ตรวจสอบพิกัด อัตราอากรประเมินอากร คำนวณ และ สั่งการตรวจ | การตรวจสอบพิกัดอัตรา และประเมิน อากรกระทำโดยตัวแทนออกของ ก่อนส่ง ข้อมูลไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของ กรมศุลกากร |
นำใบขนสินค้าที่ผ่านพิธีการ และชำระ อากรหรือเงินประกัน ณ ที่ทำการศุลกากร | นำใบขนสินค้าที่ผ่านพิธีการแล้ว ไป ชำระอากรหรือเงินประกัน ณ ที่ทำการ ศุลกากร หรือชำระเงินด้วยระบบ EFT |
นำใบขนสินค้าที่ผ่านพิธีการ และชำระอากร หรือเงินประกันแล้วไปที่คลังสินค้า ให้ เจ้าหน้าที่ศุลกากรกำหนดชื่อ เจ้าหน้าที่ ผู้ตรวจปล่อยสินค้า | นำใบขนสินค้าที่ผ่านพิธีการ และ ชำระอากรหรือเงินประกันแล้วไปที่ คลังสินค้า ให้เจ้าหน้าที่ศุลกากรกำหนด ชื่อเจ้าหน้าที่ผู้ตรวจสินค้า ด้วยเครื่อง คอมพิวเตอร์โดยอัตโนมัติ |
เจ้าหน้าที่ศุลกากรทำการตรวจปล่อย สินค้าตามปกติ | เจ้าหน้าที่ศุลกากรทำการตรวจปล่อย สินค้าตามปกติ หรือส่งมอบสินค้า หรือ สลักรายการรับบรรทุก กรณีผู้นำเข้า/ ส่งออก เป็นระดับบัตรทอง (Gold Card) |
